Drehort-Datenblatt: Welche Infos in Call Sheet, Dispo und Location Brief gehören

Wenn ein Drehort bestätigt ist, ist die Suche nicht vorbei. Ab dann muss die Produktion den Ort so dokumentieren, dass Regieassistenz, Aufnahmeleitung, Kamera, Licht, Ton, Szenenbild, Kunde und Host am Drehtag dieselben Fakten verwenden. Genau dafür braucht es ein Drehort-Datenblatt oder einen Location Brief.

Die perfekte Location-Anfrage klärt, ob ein Motiv grundsätzlich passt. Die Location-Recce-Checkliste und die Tech Recce prüfen die Machbarkeit. Das Drehort-Datenblatt ist der nächste Schritt: Es macht aus der Zusage ein crew-taugliches Übergabedokument.

Drehort-Datenblatt, Call Sheet, Dispo und Location Brief: der Unterschied

Ein Call Sheet oder eine Dispo muss knapp bleiben. Dort stehen die Informationen, die alle am jeweiligen Drehtag sofort brauchen: Adresse, Ankunftszeit, Ansprechpartner, Parken, Treffpunkt, Wetter, Tagesplan und Notfallkontakte. Wird jedes Detail in die Dispo geschrieben, wird sie unlesbar.

Der Location Brief ist ausführlicher. Er sammelt alle ortsbezogenen Fakten, die nicht jedes Department in voller Länge auf dem Call Sheet braucht, aber im Zweifel schnell finden muss: Fotos, Pläne, Zugänge, Strom, WLAN, Aufenthaltsräume, Regeln, Versicherungsnachweise, Nachbarschaft, Sperrflächen und Ansprechpartner.

Das Drehort-Datenblatt ist die strukturierte Version dieses Location Briefs. Es sollte so aufgebaut sein, dass Informationen in die Dispo übernommen werden können, ohne dass jemand alte E-Mails, Chatverläufe oder PDF-Anhänge durchsuchen muss.

Pflichtfelder für jede bestätigte Location

Jedes Datenblatt beginnt mit den Basisdaten: offizieller Location-Name, vollständige Adresse, alternative Zufahrt, Google-Maps- oder Apple-Maps-Link, Ansprechpartner vor Ort, Produktionskontakt, Host-Kontakt, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, erlaubter Nutzungszeitraum und vereinbarte Drehflächen.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Rechnungs-, Vertrags- und Set-Adresse. Viele Missverständnisse entstehen, wenn die postalische Adresse eines Hosts nicht identisch mit dem Eingang für Crew, Technik oder Kundengäste ist. Der Crew-Eingang gehört deshalb als eigener Punkt in das Datenblatt.

Anfahrt, Parken und Load-in

Die wichtigste praktische Frage am Morgen lautet nicht, ob die Location schön ist. Sie lautet: Wo hält der erste Transporter? Das Datenblatt sollte Parkzonen, Halteverbote, Einfahrtshöhen, Lastenaufzüge, Ladewege, Treppen, Türbreiten, Schlüsselübergabe und den Weg vom Fahrzeug bis zum Set beschreiben.

Für größere Teams gehören zusätzliche Punkte dazu: Unit Base, Catering-Position, Toiletten, Garderobe, Maske, Techniklager, Müllentsorgung, Sperrflächen und Crew-Wege, die Kunden- oder Hostbereiche nicht kreuzen. Wenn eine Zufahrt nur zu bestimmten Uhrzeiten möglich ist, gehört diese Einschränkung in die Dispo und in den Location Brief.

Räume, No-go-Bereiche und Hausregeln

Ein confirmed location brief muss klar sagen, welche Räume genutzt werden dürfen und welche nicht. Das klingt banal, verhindert aber viele Konflikte: private Zimmer, Büroräume mit Kundendaten, Serverräume, Nachbarflächen, Dachterrassen, Kellerräume oder Hausflure können visuell attraktiv sein, aber rechtlich oder organisatorisch tabu.

Hausregeln sollten konkret formuliert werden: Schuhe ausziehen, Bodenschutz, Rauchverbot, Fenster öffnen, Möbel bewegen, Wandbefestigungen, Haustiere, sensible Oberflächen, Ruhezeiten, maximale Personenzahl, Fahrstuhlnutzung, Brandschutztüren und Reinigung. Je weniger Interpretationsspielraum bleibt, desto besser funktioniert der Drehtag.

Technik: Strom, WLAN, Licht und Ton

Technische Daten müssen nicht die komplette Tech-Recce-Dokumentation ersetzen, aber sie müssen auffindbar sein. Dazu gehören verfügbare Stromkreise, Sicherungskasten, Ansprechpartner bei Ausfall, WLAN-Zugang, Mobilfunkempfang, Verdunklungsmöglichkeiten, Deckenhöhe, Lärmquellen, Nachhall, Fensterlage und Einschränkungen für Licht oder Rigging.

Wenn Kamera, Licht oder Ton eine Entscheidung aus der Recce getroffen haben, sollte sie im Datenblatt als Ergebnis stehen: Generator nötig oder nicht, O-Ton nutzbar oder ADR-Risiko, welche Fenster kontrolliert werden müssen, wo Technik nicht gelagert werden darf und welche Flächen bei Regen als Backup dienen.

Sicherheit, Versicherung und Notfälle

Ein Location Brief sollte nicht erst im Notfall gesucht werden. Notfallkontakte, nächste Rettungszufahrt, Sammelpunkt, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Punkt, Hausmeister, Sicherheitsdienst, Alarmanlage, Schlüsselträger und besondere Risiken gehören in dasselbe Dokument wie die normalen Produktionsdaten.

Auch Versicherungs- und Freigabenachweise gehören dorthin, mindestens als Link oder Dateiverweis. Das kann die Location-Vereinbarung, eine Foto- und Drehgenehmigung, Versicherungsbestätigung, Sondernutzung, Hausordnung oder eine Liste empfindlicher Gegenstände sein. Der Link ist wichtiger als ein loses Attachment in einem privaten Postfach.

Fotos, Pläne und Karten richtig verlinken

Bilder im Datenblatt sind kein Ersatz für ein Motivarchiv. Sie sollen Orientierung geben: Haupteingang, Parken, Load-in, Setflächen, Aufenthaltsräume, Sanitär, Sicherungskasten, WLAN-Router, No-go-Bereiche und sensible Oberflächen. Ein kurzer Bildtitel hilft mehr als 40 unkommentierte Smartphone-Fotos.

Für Karten gilt dasselbe. Ein einziger Link zur Adresse reicht selten. Besser sind getrennte Links für Crew-Treffpunkt, Technik-Load-in, Parken, Unit Base und den Eingang für Kunden oder Agentur. Wenn eine Karte missverständlich ist, gehört ein Satz mit Wegbeschreibung daneben.

Wann das Datenblatt aktualisiert werden muss

Das Datenblatt ist kein Dokument, das einmal geschrieben und dann vergessen wird. Nach jeder neuen Freigabe, jedem Recce-Ergebnis, jeder Host-Rückmeldung und jeder Produktionsentscheidung sollte geprüft werden, ob der Brief noch stimmt. Besonders kritisch sind Änderungen bei Zeiten, Räumen, Nachbarn, Parken, Strom und Ansprechpartnern.

Eine klare Versionierung verhindert Chaos: Entwurf, vorläufig bestätigt, final für Dispo, aktualisiert nach Tech Recce. Wer die letzte gültige Version besitzt, sollte eindeutig sein. Sonst arbeitet ein Department mit einem alten PDF, während ein anderes Team bereits neue Regeln kennt.

So hilft SetScout beim Location Brief

Ein gutes Drehort-Datenblatt entsteht leichter, wenn die wichtigsten Fakten schon im System liegen. Eine production-ready Location enthält bereits viele Angaben, die später in Anfrage, Recce und Location Brief wieder gebraucht werden: Räume, Regeln, Fotos, technische Hinweise und Ansprechpartner.

SetScout soll nicht nur beim Drehort finden helfen. Der bessere Workflow ist, Location-Daten vom ersten Suchtreffer bis zum Drehtag konsistent zu halten. Dann wird aus einer schönen Galerie ein belastbares Produktionsdokument, das Aufnahmeleitung, Departments und Host wirklich entlastet.