Location-Shortlist Vorlage: Bewertungsmatrix für Look, Logistik, Rechte und Kosten

Eine Location-Shortlist ist erst hilfreich, wenn sie Entscheidungen vorbereitet. Drei schöne Favoriten reichen nicht, wenn niemand sieht, welcher Ort technisch, rechtlich und finanziell tragfähig ist. Eine einfache Bewertungsmatrix macht Look, Logistik, Rechte und Kosten vergleichbar.

Dieser Guide ergänzt den Workflow von Location Scouting, die Location Recce Checkliste und den Artikel vom Drehbuch zur Location-Shortlist. Für die spätere Übergabe passt dazu das Drehort-Datenblatt.

Das Wichtigste in Kürze

Bewerte jede Location mit denselben Kriterien: Look, Szenenabdeckung, Zugang, Ton, Licht, Rechte, Kosten, Timing, Host-Responsiveness und Risiko. Nutze 1 bis 5 Punkte pro Kriterium, notiere offene Fragen und entscheide erst danach, welche Orte in die Recce gehen.

Die kurze Antwort: Shortlists müssen Entscheidungen zeigen, nicht nur Favoriten

Eine gute Shortlist beantwortet drei Fragen: Warum passt der Ort kreativ? Was muss produktionell noch geprüft werden? Was spricht gegen ihn? Wenn diese Antworten fehlen, entsteht aus der Liste nur eine Bildergalerie mit Meinungen.

Arbeite deshalb mit einem einfachen Score und einer Notizspalte. Der Score zwingt zum Vergleich. Die Notizspalte verhindert, dass Risiken hinter einer Zahl verschwinden.

Die Bewertungsmatrix: 10 Kriterien mit 1 bis 5 Punkten

Nutze 1 Punkt für kritisch oder ungeklärt, 3 Punkte für brauchbar mit offenen Fragen und 5 Punkte für stark und belastbar. Gewichte Ton, Rechte oder Kosten höher, wenn sie für dein Projekt entscheidend sind.

Look und Story-Fit

Bewerte, ob der Ort die Szene wirklich trägt: Architektur, Lichtstimmung, Epoche, Material, Blickachsen, Requisitenpotenzial und ob der Raum ohne große Erklärung lesbar ist. 5 Punkte gibt es nur, wenn der Look fast ohne Setbau funktioniert.

Szenenabdeckung

Prüfe, wie viele Szenen oder Einstellungen die Location abdecken kann. Ein Ort mit zwei starken Bildachsen und Nebenräumen kann besser sein als ein einzelnes perfektes Hero-Motiv.

Zugang und Load-in

Bewerte Anfahrt, Parken, Haltezone, Türbreiten, Aufzug, Treppen, Wege, Bodenlast und wie lange Equipment vom Fahrzeug bis zum Set braucht. Schlechte Wege kosten am Drehtag schnell mehr als eine höhere Miete.

Ton

Bewerte Lüftung, Straße, Nachbarn, Hall, Maschinen, Küche, Wasser, Baustellen und ob Ruhezeiten realistisch sind. Für Interviews, Corporate und Dialog kann Ton stärker gewichten als Look.

Licht und Kontrolle

Prüfe Tageslichtverlauf, Verdunkelung, Mischlicht, Strom, Deckenhöhe, Reflexionen, Wetterabhängigkeit und ob der Look über mehrere Stunden wiederholbar bleibt.

Rechte und Freigaben

Bewerte Eigentümerfreigabe, Hausverwaltung, Markenflächen, Kunst, Mitarbeitende, Kundendaten, öffentliche Flächen, Drohne, Musik und erkennbare Dritte. Offene Rechte senken die Punktzahl stark.

Kosten und Nebenkosten

Rechne Motivmiete, Prep, Overtime, Reinigung, Betreuung, Security, Parken, Technik, Schutzmaterial und Rückbau zusammen. Entscheidend ist der belastbare Gesamtpreis, nicht die niedrigste Tagesmiete.

Verfügbarkeit und Timing

Bewerte Wunschtermine, Aufbautage, Sperrzeiten, Wetterpuffer, parallelen Betrieb, Nachtarbeit und wie schnell der Host verbindlich antwortet. Unsichere Verfügbarkeit ist ein Risiko, kein Detail.

Host-Responsiveness

Prüfe, ob Ansprechpartner schnell, konkret und produktionsnah antworten. Gute Hosts klären Regeln, Fotos, Grundriss, Strom, Parken und Einschränkungen früh statt erst bei der Besichtigung.

Risiko und Vertrauen

Fasse alles zusammen, was die Entscheidung unsicher macht: Wetter, Eigentümer, Nachbarn, Brandflächen, sensible Daten, Betrieb, Sicherheit, Versicherung oder fehlende Fotos. Ein hoher Look-Score darf diese Risiken nicht überdecken.

So sieht die Vorlage in der Praxis aus

Lege pro Location eine Zeile an: Name, Link, Ansprechpartner, Stadt, Motivtyp, Look-Score, Logistik-Score, Ton, Licht, Rechte, Kosten, Verfügbarkeit, Risiko, offene Fragen, nächste Aktion. Die letzte Spalte sollte nie leer bleiben.

Die nächste Aktion kann sein: weitere Fotos anfragen, Grundriss prüfen, Recce buchen, Kostenschätzung aktualisieren, Rechte klären, Host absagen oder Backup behalten. So wird die Shortlist zum Arbeitsinstrument.

Gewichtung nach Projektart

Bei Interview und Corporate Video wiegen Ton, Ruhe, Hintergrund und Kundenführung stärker. Bei Mode und Werbung wiegen Look, Licht und Nutzungsrechte. Bei kleinem Low-Budget-Dreh zählen Zugang, Host-Responsiveness und Overtime-Risiko. Bei Außenmotiven kommen Wetter und Backup-Plan dazu.

Wann eine Location aus der Shortlist fliegt

Streiche Kandidaten, wenn Eigentum unklar ist, wenn ein Muss-Kriterium nicht erfüllt wird, wenn der Host nicht belastbar antwortet oder wenn ein Risiko nur durch Hoffnung gelöst wird. Eine knappe, ehrliche Shortlist ist besser als eine lange Liste mit Scheinoptionen.

Nächster Schritt: vor der Buchung scoren

Speichere passende Orte in SetScout, übertrage sie in die Matrix und entscheide mit Regie, Kamera, Produktion und Kunde, welche Kandidaten eine Recce verdienen. Starte mit SetScout Search und bewerte die Shortlist, bevor du Termine blockst.